PMO는 IT 기업의 일부이며 프로젝트 관리 사무소의 약칭입니다. PMI가 발행하는 PMBOK는 “프로젝트와 관련된 거버넌스 프로세스를 표준화하고 자원, 방법론, 툴 및 기법의 공유를 촉진하는 관리 구조”라고 정의되어 있습니다.
한편, PM, 즉 프로젝트 매니저는 일반적으로 프로젝트의 원활한 수행을 책임지고 있습니다. 비용, 납기, 품질 등의 책임자로서의 역할을 담당하고 있습니다. 나와 PMO는 PM이 프로젝트의 상황을 파악하기 위한 정보를 정리하고 시각화하는 것이 역할이 됩니다.
즉, PMO는 프로젝트에 대한 분석, 판단 재료 및 조언을 보고하는 조직이며, PM은 프로젝트를 성공으로 이끄는 책임자이기 때문에 역할은 완전히 다릅니다.
PMO의 직종이란?
PMO라는 조직은 프로젝트와 별도로 설치되는 경우와 프로젝트에 내장된 경우로 나뉘지만, 대부분은 전자로서 독립적으로 존재합니다. PMO 중에서도 역할마다 여러 종류의 직종으로 나뉘어 활동합니다.
그 직종은 PMO 전문가, PMO 매니저, PMO 관리자의 3종류로 나눌 수 있습니다.
PMO 전문가
PMO 전문가는 프로젝트에 환경 구축, 규칙 개발, 개선 활동 및 표준화를 추진해야 합니다.
예를 들어, 프로젝트에 신규 참가한 멤버에 대한 교육 환경이나 목표치와 괴리하고 있는 것을 검지해, PM에 일하는 것 등이, PMO 전문가가 실시하는 실제의 활동입니다.
PMO 매니저
PMO 매니저는 전체 PMO를 총괄하고 관리하는 역할을 담당합니다.우선 PMO의 조직 목표와 조직 전략을 수립한다.
그 외 일반적으로는 PMO 활동에 있어서의 예산 및 프로젝트 수지의 관리, PMO 멤버의 근태 상황을 관리해 적절하게 가동시키는, PMO 활동의 정착등을 실행합니다.
PMO 관리자
PMO 관리자는 프로젝트를 원활하게 수행하기 위해 관련 업무를 수행합니다.
다양한 사내 프로세스를 적극적으로 집행하고 EVM 가치 수집, 분석, 보고, 프로젝트 멤버의 가동 상황 수집, 보고 등을 수행합니다.
PMO 도입으로 인한 4가지 이점
PMO의 역할을 설명했지만, 유능한 PM이 있는 프로젝트라면 불필요하지 않을까 하는 의문을 가질 수도 있습니다. 그러나 프로젝트 규모나 기업 규모의 크기에 관계없이 IT 기업은 PMO를 조직하는 다양한 이점이 있습니다.
아래에 PMO란 프로젝트 등 관련 조직에 어떤 이점을 가져오는지 대표적인 5가지 이점을 소개합니다.
1: 경영 업무에 적절하게 대응할 수 있다
PM의 역할은 PMI가 발행하는 PMBOK에서 이와 같이 정의된다.“프로젝트 매니저는 프로젝트 목표를 달성할 책임이 있는 팀을 이끌기 위해 모체 조직이 임명하는 인물이다.”
즉, PM은 프로젝트를 성공시키는 것이 임무입니다. 이를 위해서는 다양한 역할을 담당하고 있으며, 관리에 손이 돌지 않는 경우가 많습니다.
한편 PMO는 프로젝트와는 분리된 조직이므로 경영 업무에 집중할 수 있고 정확한 정보를 PM에 제공함으로써 지원할 수 있습니다.
2: 관리 방법을 고도화할 수 있다
PMO는 프로젝트의 간접 부문으로 관리에 집중할 수 있습니다.PMI가 제창하는 프로젝트 관리 도구를 프로젝트에서 분리된 곳에서 바치지 않고 사용할 수 있습니다. 또한 프로젝트를 냉정한 관점에서 시각화하기 때문에 정보가 정확합니다.
실패하는 IT 프로젝트의 대부분은 PM의 과부하로 인해 발생하며, 이를 도울 수 있는 PMO의 역할은 매우 중요합니다. 또, 냉정한 관점에서 가시화하고 있기 때문에, 「무암하게 노력한다」라고 하는 기능부전 프로젝트의 발생을 억제하는데 큰 도움이 됩니다.
3: 리스크 파악을 철저할 수 있다
PMO는 프로젝트 관리 요소 중 하나인 리스크 관리에 크게 기여할 수 있습니다.왜냐하면, PMO는 프로젝트 단체의 정보를 깊이 파악하고 있는 동시에, 다른 프로젝트나 고객 등의 외부적 요소에까지 눈을 빛내고 있기 때문입니다.
예를 들어, 프로젝트 인력이 부족한 경우 인력을 남기는 프로젝트에서 조달 가능성을 파악하는 것은 PMO입니다. 이와 같이 리스크를 파악한 후, 리스크가 현재화되어 과제가 되었을 때에도 PMO가 프로젝트에 대책의 면에서 기여할 수 있게 됩니다.
4: 프로젝트를 공유할 수 있습니다
PMO는 프로젝트에 닫히지 않고 조직을 횡단적으로 관리하는 조직입니다.어떠한 IT 기업도 경중의 차이는 있지만 여러 프로젝트를 가지고 있습니다. 프로젝트에 종사하는 회원만으로는 프로젝트 외부의 상황을 파악하는 것은 사실상 불가능합니다.
이를 보완하는 것이 조직을 가로질러 관리하는 PMO입니다. 다른 프로젝트의 정보, 상황을 프로젝트 멤버, 주로 PM에 제공함으로써 프로젝트 간의 협업을 제공합니다.
PMO를 도입함으로써 단점 2가지
지금까지 IT 기업이 PMO를 조직함으로써 얻을 수 있는 이점을 설명했습니다. 한편, PMO를 어둠 속에 도입하거나 PMO에 의존하는 프로젝트는 효과를 얻지 않고 실패할 수 있습니다.
관리에 의지하기 너무 많이 실패한다는 사례는 PMI도 경종을 울리고 있습니다.그럼, PMO를 도입하는 것으로, 유감스럽지만 일어날 수 있는 단점 2점을 소개하겠습니다.
커뮤니케이션 부족이 될 수 있음
PMO가 정보의 가시화, 숫자를 고집하면 프로젝트 멤버 주로 PM이 숫자에 사로잡혀 프로젝트 관리의 본질을 잃을 가능성이 있습니다.
일방통행의 억압적인 경영은 회원의 불신감을 증대시켜 동기부여의 저하로 이어진다. 또, 현장과의 의견의 차이의 원인이 될 수 있습니다.
디지털 일이라고 해도 종사하는 것은 인간이며 역시 감정이 있습니다. 건전한 커뮤니케이션이 저해되면 프로젝트는 순식간에 지연과 대량의 버그와 같은 과제에 직면하게 됩니다.
관리 도구에만 의존하지 않고 양방향 커뮤니케이션을 수행하고 회원 자신의 상황을 파악한 후 정보를 제공해야 합니다.
다른 부서에 무관심을 일으킨다.
PMO가 정보를 통제하면 프로젝트 멤버는 자신의 업무에 집중할 수 있습니다.한편, 폐해로서, 타부서나 다른 프로젝트의 상황을 파악하지 않아도 업무가 되어 버리기 때문에, 결과, 무관심을 일으킬 가능성이 있습니다.
예를 들면 인재육성, 유동화, 사업계속의 관점에서 말하면, 타부서에 대한 무관심은 목이며, 제거하고 싶은 요소입니다. 그러므로 PMO는 조정된 정보뿐만 아니라 경위를 포함하여 정보를 제공해야 합니다.
PMO에 필요한 능력 5개
PMO는 복잡한 정보를 고급 지식으로 분석하고 관리해야 합니다. 첫째, 일반적인 IT 리터러시는 필수적입니다. 그렇다면 그 외에 어떤 능력이 PMO에 요구될까요?
여기에서는 대표적인 5가지 능력을 설명합니다.
1: 커뮤니케이션 능력
PMO에 요구되는 능력으로서, 우선 우선하는 것은 커뮤니케이션 능력입니다.왜냐하면 PMO는 다양한 멤버들과의 정보교환이 책무이며 정확하게 정보를 빨아들이는 것이 요구되기 때문입니다. 또한 PMO가 취급하는 정보를 정확하게 상대에게 알릴 필요가 있습니다.
일방적으로 정보 수집에만 얽매여 현장을 보지 않는 행동으로는 멤버의 진정한 상황을 파악할 수 없습니다. 또한 수집하고 분석한 정보를 PM이 오해하는 보고는 없어야 합니다.
이러한 점에서 커뮤니케이션 능력이 PMO에 필요한 능력이라고 할 수 있습니다.
2: 경영 능력
PMO는 다양한 프로젝트를 횡단적으로 분석하는 임무를 가진 조직입니다. 즉, PMO라는 조직의 활동도 프로젝트라고 할 수 있습니다.따라서 PMO는 자체 조직을 적절하게 운영하는 관리 능력이 필요합니다.
예를 들어, PMO 관리자의 역할 중 하나인 PMO 인력 관리는 PM이 관리하는 프로젝트 인력 관리와 동일합니다.
IT 개발에서는 많은 프로젝트 매니지먼트에 대해 PMI가 발행하고 있는 PMBOK를 바탕으로 계획·수행됩니다. PMO에도 PMBOK에 따른 관리 능력은 최소한 필요합니다.
3: 프로그래밍 기술
PMO는 간접 부문이기 때문에 직접 IT 개발 현장에서 작업하지는 않지만 최소한의 프로그래밍 스킬이 요구됩니다.
왜냐하면 프로그래밍에 견해가 있어 프로젝트 요원이 안고 있는 과제에 깊이 접근할 수 있어 결과적으로 PM에 대한 유효한 조언을 줄 수 있기 때문입니다.
예를 들어, 패키지 소프트웨어의 한 부분의 개발이 병목이 되어 지연하고 있는 경우, 프로젝트로서는 신속하게 지연을 해소해야 합니다만, 숫자만의 정보로는 진정한 이유를 파악할 수 없고, 해소하는 베스트 앤서를 짜낼 수 없을 것입니다.
즉, PMO에도 IT 스킬, 프로그래밍 스킬은 어느 정도 필요하다고 말할 수 있습니다.
4: 문서 작성 능력
PMO는 높은 수준의 문서 작성 능력을 요구합니다.왜냐하면 PMO는 IT 부서의 PM에 프로젝트 상황을 보고하기도 하지만 경영층 등 프로젝트 밖의 멤버에게도 정보를 제공할 수 있기 때문입니다.
또한 정보를 정확하게 전달하기 위해 보이는 자료는 가독성이 필요합니다.
예를 들어, 프로젝트의 상황을 감사하는 부서나 경영층이 자료를 보았을 때, 오해를 초래하는 표현이나, 무용하게 세세한 정보를 제공했을 경우, 프로젝트에 네가티브한 판단을 내릴 수 있습니다.
이를 방지하기 위해 PMO는 문서를 TPO에 맞게 정확하게 작성할 수 있는 능력이 필요합니다.
5:PM과 같은 정도의 프로젝트 지식
PMO는 각 프로젝트에 대해 자세히 알아야합니다. 프로젝트 헌장부터 직원 계획, 마스터 스케줄에 이르기까지 깊은 이해가 필수적입니다.왜냐하면 PMO가 분석한 정보에 정확성, 소구성이 요구되기 때문입니다.
예를 들어, 스케줄 지연을 일으키고 있는 경우에 그 프로젝트의 상황을 파악하지 않으면, 지연의 허용되는 범위도 원인도 모르고, 필요한 조치를 치지 않습니다.
그러므로 PMO는 PM과 같은 수준에서 해당 프로젝트에 대한 지식을 가지고 있어야 합니다.
PMO 부문의 역할을 성공시키는 포인트 2개
PMO는 IT 기업의 프로젝트에 대해 조직을 가로질러 관리할 수 있는 조직입니다.
PMI의 정의인 「프로젝트와 관련된 거버넌스 프로세스를 표준화하고 자원, 방법론, 툴 및 기법의 공유를 촉진하는 경영 구조」에 있는 바와 같이, 프로젝트의 표준화 등을 효율적으로 진행할 수 있습니다.
PMO라는 조직을 비즈니스 면을 포함하여 효과적으로 운용하는 포인트를 2점 소개합니다.
전체 프로젝트 관리에 중점을 둡니다.
IT 개발, 즉 프로젝트는 복잡한 조직 구조로 이루어져 있습니다. 프로젝트 총괄 책임자로부터 프로젝트 매니저, 프로젝트 리더, 프로그래머 등 다방면으로 건너갑니다.
PMO가 상대하는 것은 이 모든 프로젝트 멤버들이다. 일정, 비용, 품질에 이르기까지 모든 정보를 PMO가 수집하고, 고급 관점에서 분석하고, PM에 정보를 제공합니다.
한 부분에만 주시하고, 다른 과제에 대한 접근이 소홀해지는 것은 단단히 허용되지 않는 입장이며, 프로젝트 전체에 대해 철저하게 중립의 입장에서 업무를 수행함으로써 PMO는 프로젝트 성공에 기여합니다.
멤버와의 인간관계 구축 방법을 생각
PMO는 프로젝트 구성원에 중립적인 입장에서 접하는 것이 중요합니다. 일부 회원들에게 어색하고 정보를 오마화하는 것은 허용되지 않으며, 우대도 냉우도 PMO 활동의 성공의 저해요소가 됩니다.
서투른 나와 기분을 취하는 것이 역할이 아닙니다.어디까지나, 올바른 정보를 끌어내기 위해서, 평소부터 적극적으로 커뮤니케이션을 취해, 안심감을 주어지면, PMO 활동은 성공에 가까워질 것입니다.
PMO란 어떤 직업인지 이해합시다.
PMO는 직접 프로젝트 개발에 관여하는 것이 아니라 포장마차가 되는 역할입니다. 때로는 부정적인 정보를 정직하게 상층부에 공개하는 일도 있습니다. 그러나 그것이 바로 PMO라는 조직의 본질이며 묘미입니다.
모든 프로젝트에 눈을 돌리고 모든 프로젝트를 성공으로 이끌기 위한 중요한 미션이 주어지고 있는 것이 PMO라는 조직이 됩니다.